A continuación, se muestran algunos ejemplos de situaciones por las que no debería pedir perdón y qué decir en su lugar:
Cuando se retrasa en contestar a alguien sobre un asunto no sensible al tiempo
No necesita disculparse por tomarse un tiempo adicional para responder a solicitudes que no son urgentes. Usted es responsable de administrar su tiempo de manera efectiva y debe priorizar en consecuencia. Exprese su gratitud por su comprensión, en lugar de ofrecer una disculpa.
Reemplace: "Perdón por tardar en responderle…"
Con: "Agradezco su paciencia ya que necesito un par de semanas para reflexionar y ofrecer una respuesta más reflexiva". O "Dado que tenemos algo de tiempo, planearé comunicarme con usted a fines de la próxima semana".
Cuando busque aclaraciones
No necesita arrepentirse de pedir más información, especialmente si hace preguntas que pueden mejorar un proceso o resultado. Cuando haga preguntas adicionales, tenga confianza y no se disculpe. Digamos, por ejemplo, que recibió una respuesta breve y poco clara sobre cómo finalizar un taller que diseñó.
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Reemplace: "Perdón por hacer demasiadas preguntas, pero solo necesitaba aclarar …"
Con: "Lo que tengo entendido es que le gustaría que rediseñáramos el taller con menos salas de descanso y más cortas. Si eso no es correcto, le agradecería que me lo aclarara, ya que quiero asegurarme de abordar sus inquietudes de manera efectiva".
Cuando desea dar seguimiento a una solicitud
No necesita lamentarse por la interdependencia de su función y el trabajo de sus colegas. Sin dudarlo, recuérdele a un colega que responda si es necesario. Digamos, por ejemplo, que está esperando que su colega le presente un análisis que debe incluirse en su libro de propuestas antes de una reunión con inversionistas.
Reemplace: "¡Oye! Perdón por acosarte, pero quería hacer un seguimiento de ese análisis".
Con: "Hola. ¿Cuándo es un buen momento esta semana para conectarnos en el análisis? Necesito enviar el libro de propuestas final a finales de esta semana". O "Hola. ¿Quieres asegurarte de que tienes todo lo que necesitas de mí para completar el análisis antes del miércoles?".
Por supuesto, hay momentos en los que es necesario disculparse. A continuación, se muestran algunos ejemplos de casos en los que pedir perdón es absolutamente crítico:
Cometió un error de cálculo
Supongamos que se comprometió con una fecha límite para su cliente, pero a medida que se acerca la fecha, se da cuenta de que calculó mal el tiempo que realmente necesitaría.
Es posible que su cliente haya asumido otros compromisos según su cronograma. Es importante disculparse por el error antes de comunicar la necesidad de una prórroga.
Olvidó completar una tarea
No importa cuán organizado sea, es probable que de vez en cuando se olvide de realizar una tarea. Debe disculparse con cualquier persona afectada por no haberla completado.
Una disculpa puede ayudarlo a reconstruir la confianza con su compañero de trabajo y su equipo.
No prestó atención
Todos cometemos errores, pero cuando su error se debe a una clara falta de atención al detalle, debe disculparse. Incluso si el resultado no es negativo, es importante reconocer su error, tanto interna como externamente.
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